Приказ министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области от 26.02.2015 N 13-од "Об утверждении Правил использования электронной почты в органах исполнительной власти Нижегородской области"
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, СВЯЗИ И СРЕДСТВ
МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 26 февраля 2015 г. № 13-од
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Во исполнение распоряжения Губернатора Нижегородской области от 9 февраля 2015 года № 198-р "Об электронных почтовых адресах и доменах" приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила использования электронной почты в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - Правила).
2. Органам исполнительной власти Нижегородской области при использовании в своей деятельности электронной почты руководствоваться Правилами, утвержденными настоящим приказом.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Нижегородской области при использовании в своей деятельности электронной почты руководствоваться Правилами, утвержденными настоящим приказом.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
С.В.КУЧИН
Утверждены
приказом министерства информационных технологий,
связи и средств массовой информации Нижегородской области
от 26 февраля 2015 года № 13-од
ПРАВИЛА
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
(далее - Правила)
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила:
- устанавливают порядок предоставления доступа и использования электронной почты в органах исполнительной власти Нижегородской области (совместно именуемые далее органы власти, по отдельности - орган власти) лицами, замещающими должности государственной гражданской службы, и лицами, замещающими не отнесенные к государственной гражданской службе должности (совместно именуемые далее сотрудники, по отдельности - сотрудник) органов власти;
- распространяются на эксплуатацию электронных почтовых адресов (ящиков) в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru";
- распространяются на эксплуатацию сотрудниками органов власти их личных электронных почтовых адресов (ящиков), не связанных с электронным адресным пространством органов власти, а также интернет-сервисов, электронных почтовых адресов (ящиков), сетевых хранилищ, облачных технологий, функционирующих за пределами Российской Федерации, с рабочих мест при выполнении должностных обязанностей;
- устанавливают полномочия сотрудников органов власти, их обязанности и ответственность по исполнению положений настоящих Правил;
- являются обязательными для исполнения сотрудниками органов власти, использующими электронную почту с рабочих мест для выполнения своих должностных обязанностей.
1.2. Положения настоящих Правил основаны на Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Доктрине информационной безопасности Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 9 сентября 2000 года № Пр-1895.
1.3. В настоящих Правилах используются понятия, установленные распоряжением Губернатора Нижегородской области от 09.02.2015 № 198-р "Об электронных почтовых адресах и доменах", Положением о корпоративной информационно-телекоммуникационной сети органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - КСПД), утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 29 августа 2008 года № 365 "О КСПД" (далее - Положение о КСПД), а также:
"сеть Интернет" - глобальная информационно-телекоммуникационная сеть;
"электронная почта" - сетевая служба, построенная на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP), позволяющая сотрудникам органов власти обмениваться информацией без применения бумажных носителей с помощью аппаратно-программного комплекса (компьютер, почтовый сервер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение, почтовые клиенты) через локальные информационно-телекоммуникационные сети (далее - локальная сеть) и сеть Интернет;
"почтовый сервер" - совокупность аппаратно-программных средств обработки и передачи электронных почтовых сообщений между информационными системами через локальные сети и сеть Интернет, а также через КСПД, включающую в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющую содержать электронные почтовые ящики, хранить и производить обмен электронными почтовыми сообщениями;
"почтовый клиент" - программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере (рабочем месте) сотрудника органа власти и предназначенное для приема, обработки и отправки электронных почтовых сообщений;
"электронное почтовое сообщение" - электронное сообщение, формируемое отправителем (пользователем) с помощью почтового клиента и предназначенное для передачи получателю посредством электронной почты;
"электронный почтовый ящик" - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище электронных почтовых сообщений, поступающих на ассоциированный с этим электронным почтовым ящиком электронный почтовый адрес;
"электронный почтовый ящик органа власти" - пространство на почтовом сервере, используемое для ведения официальной переписки между органом власти и корреспондентами посредством электронной почты;
"служебный электронный почтовый ящик" - персональное пространство на почтовом сервере, используемое сотрудниками органа власти для ведения служебной переписки посредством электронной почты от имени сотрудников органа власти, структурных подразделений органа власти, организатора определенного вида деятельности (мероприятия);
"электронный почтовый адрес" - уникальный идентификатор органа власти/сотрудника органа власти/структурного подразделения органа власти/определенного вида деятельности (мероприятия), записываемый в следующем виде: XXX@домен, где "домен" представлен в виде "XXX.kreml.nnov.ru", а сочетание "XXX" и "домен" обозначает принадлежность соответственно к конкретному органу власти/сотруднику органа власти/структурному подразделению органа власти/определенному виду деятельности (мероприятию);
"электронный почтовый адрес органа власти" - электронный почтовый адрес, используемый для ведения официальной переписки между органом власти и внешними корреспондентами посредством электронной почты;
"служебный электронный почтовый адрес" - электронный почтовый адрес, используемый сотрудниками органа власти для ведения служебной переписки посредством электронной почты соответственно от имени сотрудников органа власти, структурных подразделений органа власти, организатора определенного вида деятельности (мероприятия);
"пользователь" - сотрудник органа власти, использующий электронный почтовый адрес (ящик) органа власти, служебный электронный почтовый адрес (ящик);
"рабочее место" - рабочее место (компьютер) пользователя, расположенное на территории органа власти или (и) вне его (мобильное рабочее место) и имеющее доступ к электронной почте через КСПД либо сеть Интернет;
"спам" - массовые незапрашиваемые рекламные сообщения или коммерческие предложения, получаемые по электронной почте;
"корреспондент" - организация или лицо, откуда (от которого) поступило или куда (кому) направлено электронное почтовое сообщение.
2. Электронное адресное пространство органов власти.
Система электронной почты органов власти
2.1. Электронное адресное пространство органов власти состоит из:
- почтового домена "kreml.nnov.ru";
- электронных почтовых адресов (ящиков) органов власти;
- служебных электронных почтовых адресов (ящиков).
2.2. Использование электронных почтовых адресов (ящиков), не входящих в электронное адресное пространство органов власти, не допускается:
- для служебной переписки внутри органа власти;
- для служебной переписки между органами власти, а также с органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, органами государственной власти федерального значения, органами государственной власти и органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов других субъектов Российской Федерации, подведомственными им организациями;
- для служебной переписки с иными сторонними организациями и физическими лицами соответственно от лица органа власти, сотрудников органа власти, структурных подразделений органа власти, организатора определенного вида деятельности (мероприятия).
2.3. Доступ пользователей к электронным почтовым адресам, указанным в пункте 2.1 настоящих Правил, предоставляется только для выполнения должностных обязанностей.
2.4. Электронные почтовые адреса (ящики), указанные в пункте 2.1 настоящих Правил, в установленных действующим законодательством случаях отражаются на официальных сайтах органов власти и актуализируются в случае их изменения.
2.5. Функционирование электронных почтовых адресов (ящиков), указанных в пункте 2.1 настоящих Правил, обеспечивают в рамках своей компетенции ответственные сотрудники органов власти (локальный администратор и структурное подразделение/лицо, указанное в пункте 8.1 настоящих Правил) и координатор КСПД.
2.6. Комплекс организационных процедур, программных и технических средств, обеспечивающий передачу электронных почтовых сообщений по стандартным для сети Интернет протоколам передачи данных и позволяющий отправлять, получать, контролировать доставку и прочтение адресатом электронных почтовых сообщений, представляет собой систему электронной почты органов власти (далее - СЭП). СЭП используется для обмена электронными почтовыми сообщениями как в пределах КСПД, так и со сторонними почтовыми серверами, расположенными в сети Интернет.
2.7. Функционирование СЭП и входящего в нее электронного адресного пространства органов власти выполняет единый почтовый сервер органов власти (далее - ЕС).
2.8. Для обеспечения доступа пользователей к электронной почте в локальной сети органа власти может функционировать локальный почтовый сервер (далее - ЛС), который устанавливается в органах власти при необходимости и (или) по желанию органа власти администратором локальной информационно-телекоммуникационной сети органа власти (далее - локальный администратор), распределяет электронные почтовые сообщения между пользователями и осуществляет прием и отправку электронной почты на ЕС.
2.9. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в соответствующем электронном почтовом ящике на ЕС. Размер электронного почтового ящика устанавливается по согласованию с координатором КСПД (по умолчанию - 250 Мегабайт).
2.10. Объем передаваемой информации (электронного почтового сообщения) в зависимости от топологии сети и скорости передачи данных по каналам связи ограничивается техническими средствами СЭП и составляет 5 Мб. Если объем передаваемого электронного почтового сообщения превысил допустимый объем, то не гарантируется отправка и прием электронного почтового сообщения и отправителю приходит соответствующее уведомление.
2.11. Для передачи электронных почтовых сообщений с использованием СЭП:
- допускаются следующие форматы вложенных файлов: *.txt, *.doc(x), *.xls(x), *.pdf, *.zip, *.rar, по согласованию с получателями информации - иные форматы, при этом не допускаются к передаче форматы исполняемых файлов: *.exe, *.com, *.bat;
- присоединяемые файлы рекомендуется архивировать в формат *.zip или *.rar.
3. Случаи и правила создания, изменения и ликвидации
электронных почтовых адресов (ящиков)
3.1. Электронный почтовый адрес (ящик) органа власти:
- создается при образовании органа власти;
- подлежит изменению при реорганизации и (или) переименовании органа власти;
- ликвидируется при ликвидации органа власти.
3.2. Служебные электронные почтовые адреса (ящики):
3.2.1. Электронный почтовый адрес (ящик) сотрудника органа власти:
- создается при приеме сотрудника на работу в орган власти (для лица, работающего в органе власти только на условиях почасовой оплаты/гражданско-правового договора, электронный почтовый адрес (ящик) не создается);
- подлежит изменению при смене фамилии сотрудника органа власти;
- ликвидируется при увольнении сотрудника органа власти.
3.2.2. Электронный почтовый адрес (ящик) структурного подразделения органа власти:
- создается при образовании структурного подразделения органа власти;
- подлежит изменению при реорганизации и (или) переименовании структурного подразделения органа власти;
- ликвидируется при ликвидации структурного подразделения органа власти.
3.2.3. Электронный почтовый адрес (ящик), предназначенный для организации определенного вида деятельности (мероприятия):
- создается при организации определенного вида деятельности (мероприятия);
- ликвидируется после реализации соответствующей деятельности (мероприятия) и (или) истечения срока его действия.
3.3. Создание, изменение и (или) ликвидация электронного почтового адреса (ящика) органа власти осуществляются по инициативе руководителя органа власти и (или) координатора КСПД, служебного электронного почтового адреса (ящика) - по инициативе руководителя органа власти.
3.4. Вышеуказанные электронные почтовые адреса (ящики) создаются и (или) изменяются в соответствии с требованиями ГОСТ 7.79-2000 "Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом". Пароли доступа к ним должны состоять из комбинации латинских букв и цифр и иметь не менее 6 символов.
4. Порядок создания, изменения и ликвидации электронных
почтовых адресов (ящиков) органов власти,
изменения пароля доступа к ним
4.1. По инициативе руководителя органа власти в целях размещения на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru" электронного почтового адреса (ящика) органа власти, изменения и (или) ликвидации электронного почтового адреса (ящика) органа власти, размещенного на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", и (или) изменения пароля доступа к нему, органом власти, для которого необходимо провести соответствующую процедуру, в адрес координатора КСПД направляется соответствующая заявка, оформленная на официальном бланке данного органа власти по форме, указанной в Приложении к настоящим Правилам (далее - заявка). Учет направляемых заявок ведется локальным администратором.
4.2. Заявка направляется в бумажном виде или в виде электронного документа, подписанного ЭП и содержащего отсканированную подписанную руководителем органа власти заявку, на электронный почтовый адрес координатора КСПД.
4.3. После получения заявки координатор КСПД:
- в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает ее на соответствие настоящим Правилам и на возможность исполнения;
- после рассмотрения заявки в течение 3 (трех) рабочих дней выполняет процедуры по ее исполнению (в случае соответствия заявки настоящим Правилам и при наличии возможности ее исполнения) либо направляет мотивированный отказ с указанием причины неисполнения (в случае несоответствия заявки настоящим Правилам и (или) отсутствия возможности ее исполнения).
4.4. В соответствии с заявкой координатором КСПД создается новая и (или) изменяется существующая учетная запись (электронный почтовый адрес (ящик) в почтовом домене "kreml.nnov.ru", размещенный на ЕС, и (или) пароль доступа к нему). Информация об учетной записи передается локальному администратору органа власти, направившему заявку, под роспись.
4.5. В случае компрометации и (или) выявления локальным администратором факта утери пароля доступа к электронному почтовому адресу (ящику) органа власти, размещенному на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", и (или) получения доступа к паролю доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику) не уполномоченными на обладание такой информацией третьими лицами, и (или) существования иных подрывающих информационную безопасность обстоятельств локальный администратор незамедлительно направляет в адрес координатора КСПД заявку на изменение пароля доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику).
4.6. В случае компрометации и (или) выявления координатором КСПД факта утери пароля доступа к электронному почтовому адресу (ящику) органа власти, размещенному на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", и (или) получения доступа к паролю доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику) не уполномоченными на обладание такой информацией третьими лицами, и (или) существования иных подрывающих информационную безопасность обстоятельств координатор КСПД незамедлительно любым доступным способом уведомляет об этом локального администратора органа власти, в ведении которого находится указанный электронный почтовый адрес (ящик), и организует с согласия локального администратора работу по изменению пароля доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику) с оформлением необходимой заявки от органа власти.
4.7. Инициатива координатора КСПД в части создания, изменения и (или) ликвидации электронного почтового адреса (ящика) органа власти может быть реализована по истечении 30 дней с момента, когда инициатива проведения указанной процедуры должна была исходить от органа власти на основании общеизвестных фактов о деятельности органа власти. В целях унификации электронного адресного пространства органов власти координатором КСПД может быть рекомендовано органу власти пересмотреть электронный почтовый адрес органа власти.
5. Права и обязанности координатора КСПД и локального
администратора при размещении электронных почтовых
адресов (ящиков) органов власти на ЕС
5.1. Координатор КСПД:
5.1.1. Организует работу по унификации электронного адресного пространства органов власти.
5.1.2. Осуществляет поддержку и сопровождение почтового домена "kreml.nnov.ru".
5.1.3. Обеспечивает функционирование и стабильную работу ЕС.
5.1.4. Координирует подключение органов власти к ЕС, оказывает локальным администраторам необходимую консультационную поддержку.
5.1.5. Осуществляет мониторинг пользования электронной почтой в органах власти.
5.1.6. Обеспечивает создание, изменение, ликвидацию электронного почтового адреса (ящика) органа власти в почтовом домене "kreml.nnov.ru" на ЕС, изменение пароля доступа к нему.
5.1.7. Осуществляет хранение данных ЕС.
5.1.8. Организует ежедневный прием и передачу электронных почтовых сообщений через СЭП.
5.1.9. Обеспечивает работоспособность и чистоту эксплуатации технических средств и программного обеспечения ЕС.
5.1.10. Проводит в рамках своей компетенции мероприятия по обеспечению информационной безопасности СЭП со своей стороны, в ходе которых обеспечивает:
- антивирусную защиту трафика электронного почтового обмена, осуществляемого через СЭП;
- защиту от несанкционированного доступа к ЕС;
- проведение резервного копирования программного обеспечения ЕС;
- информирование руководителей органов власти о нарушении органом власти (пользователями) требований настоящих Правил и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭП.
5.1.11. Организует и осуществляет финансирование расходов на содержание электронных почтовых адресов (ящиков) органов власти, функционирующих в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru" на ЕС, доменов органов власти в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", а также ЕС в пределах средств, предусмотренных на эти цели в областном бюджете на очередной финансовый год.
5.1.12. Вправе:
5.1.12.1. Проверять содержимое электронных почтовых ящиков органов власти без предварительного уведомления пользователя по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя пользователя при подозрении на нарушение требований настоящих Правил.
5.1.12.2. Блокировать доступ к ЕС в случаях:
- осуществления с электронного почтового адреса органа власти рассылки электронных почтовых сообщений, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено действующим законодательством и настоящими Правилами;
- получения доступа к электронному почтовому адресу (ящику) органа власти неуполномоченными третьими лицами;
- использования электронного почтового адреса органа власти не по назначению;
- в иных случаях нарушения настоящих Правил по решению координатора КСПД.
Блокирование доступа к ЕС может быть прекращено координатором КСПД при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования координатор КСПД информирует локального администратора органа власти посредством электронной почты или телефона.
5.2. Администратор локальной сети:
5.2.1. Организует подключение к ЕС со стороны органа власти.
5.2.2. Формирует заявку на создание электронного почтового адреса (ящика) органа власти на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", изменение и (или) ликвидацию электронного почтового адреса (ящика) органа власти, размещенного на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", и (или) изменение пароля доступа к нему.
5.2.3. Предоставляет сотрудникам своего органа власти информацию об электронном почтовом адресе своего органа власти.
5.2.4. Не сообщает сотрудникам своего органа власти известный ему пароль доступа к электронному почтовому адресу своего органа власти.
5.2.5. Ведет реестр учетных записей, связанных с электронным адресным пространством органов власти и эксплуатируемых органом власти, и уведомляет о состоянии учетной записи координатора КСПД (по его запросу).
5.2.6. С целью организации ежедневной передачи и хранения электронных почтовых сообщений устанавливает лицензионные (сертифицированные) преимущественно единообразные почтовые клиенты, совместимые с протоколами электронной почты, используемыми в СЭП, - POP3/SMTP, на рабочих местах пользователей своего органа власти и обеспечивает их стабильное функционирование.
5.2.7. Осуществляет в рамках своей компетенции (при необходимости с привлечением специалиста по защите информации своего органа власти) мероприятия по обеспечению информационной безопасности СЭП со своей стороны и информационных систем органа власти, связанных с СЭП, в ходе которых в том числе:
- обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к ЛС;
- устанавливает средства антивирусной защиты на рабочие места (компьютеры) пользователей, с которых ведется работа с электронной почтой, и на аппаратно-программные комплексы (компьютеры), которые являются ЛС;
- обеспечивает возможность пользователей проверять средствами антивирусной защиты на отсутствие вредоносного программного обеспечения все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы и сообщения;
- обновляет антивирусные базы установленных средств антивирусной защиты;
- проводит ежедневный контроль журналов сообщений средств антивирусной защиты на предмет обнаружения вирусов;
- осуществляет мероприятия по удалению и лечению обнаруженных вирусов.
5.2.8. Разъясняет сотрудникам своего органа власти вопросы применения настоящих Правил.
5.2.9. Осуществляет мониторинг пользования электронной почтой сотрудниками своего органа власти.
5.2.10. Соблюдает требования настоящих Правил.
5.2.11. Осуществляет иные функции, закрепленные за ним органом власти.
6. Порядок создания, изменения и ликвидации служебных
электронных почтовых адресов (ящиков), изменения пароля
доступа к ним
6.1. В отличие от электронных почтовых адресов (ящиков) органов власти, которые создаются на ЕС в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru", служебные электронные почтовые адреса (ящики) создаются в рамках почтового домена "kreml.nnov.ru" на ЛС органов власти.
6.2. По инициативе руководителя органа власти в целях размещения на ЛС служебных электронных почтовых адресов (ящиков), их изменения и (или) ликвидации и (или) изменения пароля доступа к ним, локальным администратором органа власти самостоятельно проводятся соответствующие процедуры.
6.3. В указанных в пункте 6.2 настоящих Правил целях создается новая и (или) изменяется существующая учетная запись (служебный электронный почтовый адрес (ящик) и (или) пароль доступа к нему). Информация об учетной записи хранится у локального администратора органа власти.
6.4. В случае компрометации и (или) выявления локальным администратором факта утери пароля доступа к служебному электронному почтовому адресу (ящику), и (или) получения доступа к паролю доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику) не уполномоченными на обладание такой информацией третьими лицами, и (или) существования иных подрывающих информационную безопасность обстоятельств локальный администратор незамедлительно изменяет пароль доступа к указанному электронному почтовому адресу (ящику).
7. Права и обязанности координатора КСПД и локального
администратора при размещении служебных электронных
почтовых адресов (ящиков) на ЛС
7.1. Координатор КСПД:
7.1.1. Исполняет положения пунктов 5.1.2 - 5.1.5, 5.1.7 - 5.1.10 настоящих Правил.
7.1.2. Вправе:
7.1.2.1. Проверять содержимое служебных электронных почтовых ящиков без предварительного уведомления пользователя по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя пользователя при подозрении на нарушение требований настоящих Правил.
7.1.2.2. Блокировать доступ к ЕС в случаях:
- осуществления с одного или нескольких служебных электронных почтовых адресов рассылки электронных почтовых сообщений, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено действующим законодательством и настоящими Правилами;
- получения доступа к одному или нескольким служебным электронным почтовым адресам неуполномоченными третьими лицами;
- использования одного или нескольких служебных электронных почтовых адресов не по назначению;
- в иных случаях нарушения настоящих Правил по решению координатора КСПД.
Блокирование доступа к ЕС может быть прекращено координатором КСПД при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования координатор КСПД информирует локального администратора органа власти посредством электронной почты или телефона.
7.2. Администратор локальной сети:
7.2.1. Исполняет положения пунктов 5.2.1, 5.2.5 - 5.2.11 настоящих Правил.
7.2.2. Осуществляет администрирование ЛС своего органа власти, а также контроль его работы и хранение данных указанного ЛС.
7.2.3. Проводит работы по размещению на ЛС служебных электронных почтовых адресов (ящиков), их изменению и (или) ликвидации и (или) изменению пароля доступа к ним.
7.2.4. Предоставляет сотрудникам своего органа власти информацию о служебных электронных почтовых адресах, эксплуатируемых указанным органом власти.
7.2.5. Не сообщает сотрудникам своего органа власти известный ему пароль доступа к служебным электронным почтовым адресам, эксплуатируемым указанным органом власти.
7.2.6. Организует и осуществляет финансирование расходов на содержание служебных электронных почтовых адресов (ящиков), размещаемых на ЛС своего органа власти и ЕС, ЛС своего органа власти в пределах средств, выделенных на эти цели на очередной финансовый год.
8. Порядок обработки электронных почтовых сообщений
в органе власти
8.1. В органах власти обработка, включая прием и отправку, электронных почтовых сообщений с электронного почтового адреса органа власти осуществляется структурным подразделением, ответственным за ведение делопроизводства, или (и) лицом, ответственным за обработку электронной почты органа власти. Данное лицо назначается в установленном порядке в органе власти или (и) его функции возлагаются на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (при его наличии).
8.2. Структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства, или (и) лицо, ответственное за обработку электронной почты органа власти, осуществляет:
- прием (получение) и отправку (передачу) электронных почтовых сообщений с электронного почтового адреса органа власти;
- обеспечивает учет и регистрацию поступивших и отправляемых электронных почтовых сообщений с электронной почты органа власти в соответствии с требованиями делопроизводства;
- перенаправляет электронные почтовые сообщения, полученные на электронный почтовый адрес органа власти и предназначенные для конкретного сотрудника органа власти, на служебный электронный почтовый адрес такого сотрудника в день получения электронного почтового сообщения.
Проверка содержимого электронного почтового ящика/поступления электронных почтовых сообщений на электронный почтовый адрес органа власти производится не реже четырех раз в день с интервалом не более двух часов.
8.3. С электронного почтового адреса органа власти производится рассылка сообщений справочно-информационного характера, проектов разработанных и отправленных на согласование нормативных правовых актов/концепций/программ и пр., приказов/писем сотрудников органа власти, исполнение которых необходимо проконтролировать, иных сообщений, которым необходимо придать официальный характер, с резолюциями/визами (при наличии).
8.4. Ответственность за подготовку информации к передаче посредством электронного почтового сообщения от лица органа власти несет сотрудник органа власти, который является автором данной информации или лицом, на которого возложены обязанности по доведению данной информации до внутренних и внешних корреспондентов, за передачу - структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства, или (и) лицо, ответственное за обработку электронной почты органа власти.
8.5. Сотрудник органа власти при исполнении своих должностных обязанностей пользуется своим служебным электронным почтовым адресом, в том числе лично получает и отправляет электронные почтовые сообщения внутренним и внешним корреспондентам. Ответственность за факт передачи и содержание передаваемой через служебные электронные почтовые адреса информации несет его пользователь (если невозможно установить и подтвердить факт передачи иными лицами (если он имел место, по информации пользователя), автора передаваемой информации).
8.6. Отправление и получение электронных почтовых сообщений с использованием электронного почтового адреса структурного подразделения органа власти, служебного электронного почтового адреса, предназначенного для организации определенных видов деятельности (мероприятий), осуществляется соответственно руководителем структурного подразделения органа власти, лицом, ответственным за проведение определенного вида деятельности (мероприятия), либо их подчиненными по поручению указанных лиц.
8.7. Прием обращений, поступающих посредством электронной почты от граждан и иных внешних корреспондентов, а также направление ответов на такие обращения осуществляются через электронный почтовый адрес органа власти. Обработка обращений через иные электронные почтовые адреса не допускается.
8.8. Для удобства электронной переписки в почтовом клиенте, установленном в органе власти, ведется электронная адресная книга, включающая сведения об электронных почтовых адресах получателей и отправителей корреспонденции. Электронная адресная книга пользователя ведется пользователем самостоятельно. Электронная адресная книга органа власти, содержащая необходимые в работе органа власти электронные почтовые адреса, ведется структурным подразделением, ответственным за ведение делопроизводства, или (и) лицом, ответственным за обработку электронной почты органа власти.
8.9. Поскольку СЭП построена на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP), которые не являются средством гарантированной доставки электронных почтовых сообщений, с целью проверки успешной доставки электронного почтового сообщения необходимо использовать предусмотренную почтовым клиентом органа власти систему уведомлений о принятии (получении) и отправке сообщений, что обеспечивается локальным администратором.
9. Запреты и обязанности для пользователей электронной почты
9.1. Пользователю запрещается:
9.1.1. Через СЭП передавать электронные почтовые сообщения, содержащие:
- недостоверную информацию;
- информацию, носящую клеветнический или непристойный характер, а также содержащую угрозы, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, материалы, способствующие разжиганию межнациональной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности, коррупции и т.д.;
- информацию, не относящуюся к служебной деятельности;
- информацию, отнесенную в установленном порядке к категории ограниченного доступа, если ее передача запрещена действующим законодательством, ограничена к передаче локальными актами органа власти;
- материалы/информацию, полностью или частично защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца;
- любые материалы, логины, пароли, файлы и программное обеспечение, в том числе компьютерные коды, серийные номера к программным продуктам, ключи и программы для их генерации, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, информационных систем внутренних и внешних корреспондентов и (или) осуществить несанкционированный доступ к защищаемым ими объектам и (или) нарушить права правообладателя на владение объектом права и в целом подорвать информационную безопасность органа (органов) власти, органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, органов государственной власти федерального значения, органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов других субъектов Российской Федерации, подведомственных им организаций;
- логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в сети Интернет;
- информацию при отсутствии соответствующего официального основания и (или) договора между передающей и принимающей сторонами для ее передачи;
- ссылки на вышеуказанную информацию.
--------------------------------
<*> Вышеуказанная информация подлежит передаче с использованием СЭП только при наличии на то соответствующего договора между передающей и принимающей сторонами.
9.1.2. Через личные электронные почтовые адреса, не связанные с электронным адресным пространством органов власти, передавать электронные почтовые сообщения, содержащие служебную информацию/информацию ограниченного доступа, запрет на распространение которой установлен действующим законодательством и органом власти, в том числе в случае, когда пользователем подписано соглашение о неразглашении данных, ставших ему известными при исполнении должностных обязанностей.
9.1.3. При использовании СЭП и без разрешения координатора КСПД и (или) локального администратора:
- использовать электронные почтовые адреса, указанные в пункте 2.1 настоящих Правил, для оформления подписки на периодическую почтовую рассылку материалов из сети Интернет, а также для регистрации на интернет-ресурсах, не связанных с исполнением должностных обязанностей;
- публиковать электронные почтовые адреса, указанные в пункте 2.1 настоящих Правил, на общедоступных интернет-ресурсах, если на совершение данных действий отсутствует законное основание;
- предоставлять доступ к своему служебному электронному почтовому адресу либо сообщать пароль доступа к нему лицам, не уполномоченным на обладание такими сведениями;
- переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих электронных почтовых сообщений, полученных от неизвестных отправителей;
- использовать электронные почтовые адреса, указанные в пункте 2.1 настоящих Правил, для целей, не связанных с исполнением должностных обязанностей;
- осуществлять с электронных почтовых адресов, указанных в пункте 2.1 настоящих Правил, рассылку (в том числе массовую) электронных почтовых сообщений, в том числе рекламного характера, если это не связано с исполнением должностных обязанностей;
- шифровать электронные почтовые сообщения;
- перенаправлять электронные почтовые сообщения с электронных почтовых адресов, указанных в пункте 2.1 настоящих Правил, на личные электронные почтовые адреса, размещенные на иных почтовых серверах.
9.1.4. Без разрешения координатора КСПД и (или) локального администратора с рабочих мест для выполнения должностных обязанностей (для обработки или (и) хранения служебной информации/информации ограниченного доступа):
- использовать личные электронные почтовые адреса (ящики), не связанные с электронным адресным пространством органов власти;
- использовать интернет-сервисы зарубежных интернет-компаний;
- использовать электронные почтовые адреса (ящики) на почтовых сервисах, серверное оборудование которых располагается за пределами Российской Федерации;
- использовать сетевые хранилища и облачные технологии, функционирующие за пределами Российской Федерации.
9.2. Пользователь при использовании СЭП должен:
9.2.1. При получении с электронного почтового адреса органа власти сообщения, содержащего информацию, указанную в пункте 8.3 настоящих Правил, и при установленной в тексте сообщения необходимости его исполнения в установленные сроки организовать необходимую работу.
9.2.2. При подготовке электронного почтового сообщения оформлять его в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальной электронной переписки, а именно:
- указывать тему электронного почтового сообщения, соответствующую его содержанию;
- в случае если к электронному почтовому сообщению прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте электронного почтового сообщения;
- в конце электронного почтового сообщения размещать свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы (структурное подразделение органа власти при желании), рабочий телефон, факс, электронный почтовый адрес органа власти, в том числе служебный электронный почтовый адрес.
9.2.3. Использовать для приема, обработки и отправки электронных почтовых сообщений электронные почтовые адреса (ящики), указанные в пункте 2.1 настоящих Правил.
9.2.4. Соблюдать требования настоящих Правил.
9.2.5. Соблюдать все требования, предъявляемые к пользователям КСПД в части использования СЭП.
9.2.6. В случае обнаружения неполадок, неисправностей или попыток несанкционированного доступа к СЭП незамедлительно сообщать об этом локальному администратору своего органа власти или (и) координатору КСПД.
9.2.7. Обеспечивать в рамках своих возможностей, обязанностей и ответственности информационную безопасность при работе с электронной почтой, в том числе проверять средствами антивирусной защиты на отсутствие вредоносного программного обеспечения все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы и сообщения.
9.2.8. Регулярно (не менее 1 (одного) раза в течение рабочего дня) проверять поступление почты на свой служебный электронный почтовый адрес.
9.2.9. Периодически удалять отработанные электронные почтовые сообщения со своего электронного почтового ящика (при необходимости привлекать локального администратора).
9.2.10. Сообщать локальному администратору, а тот - координатору КСПД о случаях использования в органе власти ресурсов, указанных в пункте 9.1.4 настоящих Правил.
10. Ответственность за нарушение настоящих Правил
10.1. Пользователи, локальные администраторы и координатор КСПД несут ответственность за полноту и своевременность выполнения требований, предъявляемых к ним настоящими Правилами.
10.2. В случае подтверждения нарушений сотрудниками органа власти положений настоящих Правил предоставление им доступа к СЭП может быть приостановлено или прекращено, а данные лица привлечены к ответственности, предусмотренной действующим законодательством.
Приложение
к Правилам использования электронной
почты в органах исполнительной власти
Нижегородской области, утвержденным
приказом министерства информационных
технологий, связи и средств массовой
информации Нижегородской области
от 26.02.2015 № 13-од
Официальный бланк органа власти
ЗАЯВКА № _______________
на ____________________________________________________
(указывается наименование необходимой процедуры)
Наименование органа власти
(указывается)
Необходимая процедура (выбирается из списка ниже)
- создание электронного почтового адреса (ящика) органа власти
(указывается желаемый электронный почтовый адрес (ящик))
(указывается причина создания с учетом положений раздела 3
Правил использования электронной почты в органах исполнительной
власти Нижегородской области)
- изменение электронного почтового адреса (ящика) органа власти
(указывается текущий электронный почтовый адрес (ящик))
(указывается желаемый электронный почтовый адрес (ящик))
(указывается причина изменения с учетом положений раздела 3
Правил использования электронной почты в органах исполнительной
власти Нижегородской области)
Подтверждаю, что при изменении электронного почтового адреса
(ящика) текущий электронный почтовый адрес (ящик) будет
ликвидирован.
- ликвидация электронного почтового адреса (ящика) органа власти
(указывается текущий электронный почтовый адрес (ящик))
(указывается причина ликвидации с учетом положений раздела 3
Правил использования электронной почты в органах исполнительной
власти Нижегородской области)
- изменение пароля доступа к электронному почтовому адресу (ящику)
органа власти
(указывается причина изменения с учетом положений раздела 4 Правил
использования электронной почты в органах исполнительной власти
Нижегородской области)
Подтверждаю, что при изменении пароля доступа текущий пароль
доступа будет ликвидирован.
Информация о локальном администраторе органа власти
Ф.И.О.:
(указывается полностью)
Номер контактного телефона:
(указывается)
Электронный почтовый адрес локального администратора органа власти:
(указывается)
Указывается должность
руководителя органа власти
или лица, уполномоченного
на право подписи ___________________________________________________/Ф.И.О.
подпись
------------------------------------------------------------------